¿Cuánto tiempo necesitan los empleadores para mantener los registros de nómina?

Según la ley federal de los EE. UU., Los empleadores deben mantener los registros de nómina de sus empleados o ex empleados durante un período de tiempo determinado. La cantidad de tiempo, sin embargo, varía según el estatuto al que se refiera, lo que puede hacer que saber cuánto tiempo mantener confusos los registros de los empleados. Al tener en cuenta los límites de tiempo requeridos en cada estatuto, así como los registros relacionados con la nómina que el estatuto quiere que usted conserve y por qué, puede desarrollar más fácilmente un sistema que mantenga registros de nómina mientras lo exija la ley.

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Identificación

Los registros de nómina son, generalmente, los registros que se relacionan con las horas que trabaja un empleado y los salarios que se le pagan, de acuerdo con el Departamento de EE. UU. de trabajo. Según la Ley de Normas Laborales Justas, los registros de nómina incluyen información sobre la hora y el día en que comienza cada semana de trabajo; la cantidad de horas trabajadas en cada día de trabajo y cada semana de trabajo; la cantidad total que el empleado ganó trabajando horas no extras; el pago por hora regular para cualquier semana en la que el empleado trabajó tiempo extra; pago total de horas extras por cada semana de trabajo; los montos de las adiciones o deducciones al salario del empleado cada semana; el monto total pagado por cada período de pago; y las fechas cubiertas por cada período de pago, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos. Esta información debe marcarse con la información personal del empleado, incluyendo nombre, dirección, ocupación y sexo. Si el empleado tiene menos de 19 años, también incluya su fecha de nacimiento.

Leyes aplicables

A partir de 2010, solo dos estatutos federales requieren que los empleadores retengan los registros de nómina por cualquier período de tiempo, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de EE. UU. Y la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo de EE. UU. EEOC. Estos dos estatutos son la Ley de Normas Laborales Justas y la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo. Para la FLSA y la ADEA, la mayoría de los registros de nómina deben mantenerse durante tres años, según el Departamento de Trabajo de EE. UU. Y la EEOC. Aunque la FLSA les permite a los empleadores descartar algunos registros suplementarios de nómina, incluidas las tablas de salarios, después de dos años, la ADEA exige que los empleadores conserven estos registros durante tres años.

Formato

La ADEA no exige que los empleadores mantengan registros de nómina en ningún formato en particular, siempre y cuando los registros estén disponibles cuando la EEOC los solicite, según la EEOC. La FLSA no exige que los relojes de tiempo se utilicen para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, según el Departamento de Trabajo de los EE. UU. La FLSA tampoco exige que los registros se mantengan en un formato particular. Sin embargo, de acuerdo con el Departamento de Trabajo de los EE. UU., No se debe usar microfilm o cinta perforada a menos que el empleador también tenga el equipo para hacer que estos formatos sean fáciles de leer.

Función

El objetivo de mantener los registros de nómina de empleados según la Ley de Normas Laborales Justas es proteger los derechos de un empleado a un salario justo, según el Departamento de Trabajo de EE. UU., Incluido el derecho de los trabajadores no exentos cubiertos al salario mínimo y para pagar horas extras. Los registros también se pueden usar para garantizar que un empleador no emplee a niños demasiado pequeños para trabajar legalmente y no emplea a niños que pueden trabajar legalmente durante un número ilegal de horas. El mantenimiento de registros bajo la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo tiene por objeto garantizar que un empleado que descubre que puede haber sido discriminado debido a su edad pueda encontrar la información necesaria para probar o refutar su reclamo, de acuerdo con la EEOC.

Consideraciones

Según la FLSA y la ADEA, los registros de nómina generalmente se guardan durante tres años a partir de la fecha de la terminación de un empleado, según la EEOC. La ADEA, la FLSA y otros estatutos pueden requerir que un empleador guarde diferentes porciones del archivo de un empleado por diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, si bien la ADEA exige que los registros de nómina se guarden durante tres años, requiere que la información básica sobre el empleado se conserve solo un año, según la EEOC. Para garantizar que su empresa cumpla con todos sus requisitos de retención de registros contables, consulte a un abogado calificado en derecho laboral.